1. Para nombrar cualquier archivo o carpeta:
Se debe utilizar letras mayúsculas para minimizar el desgaste o cansancio ocular ya que al trabajar en AutoCAD el cansancio visual es mayor de lo normal por la cantidad de líneas y diferentes focos de luz usados en los dibujos, a su vez se recomienda usar colores neutros o descansados para los tipos de cota y capas usados en los dibujos.
2. Denominación de las carpetas:
Normalizar el nombre de las carpetas generales donde guardamos la documentación relacionada como una determinada actividad, puede sernos muy útil.
Nos proponemos a utilizar el cuadro de clasificación de documentos para facilitarnos la tarea, de esta manera relacionaremos nuestros documentos electrónicos con los expedientes que se transmitan en papel.
Solo tienes que nombras las carpetas seleccionando las denominaciones según tus necesidades. Aquí tienes unos ejemplos: Si participo de una comisión, guardare los documentos en: A106_comisiones.
- Las memorias y documentación relacionada en: A122_memorias_actividades.
- La documentación sobre los temas de calidad en: A124_gestion_calidad.
- El registro de documentos que entran y salen en el servicio: B154_registro_documentos.
- La correspondencia externa o interna, que no forma parte de ninguna actividad determinada propia de mis funciones en: C125_relaciones_exteriores – C143_relaciones_interiores.
- Los documentos relacionados con el calendario laboral, horarios, remuneraciones y demás en: D117_condiciones_trabajo.
- Las compras de material y demás gestiones relacionadas en: G104_compra_vienes_muebles.
3. Mayor brevedad:
La ruta de acceso al documento no debe ser muy larga. En Windows solo pedimos contar con una cadena de 255 caracteres, donde deben quedar incluidos el nombre del documento, de las carpetas y subcarpetas que lo contiene. Por eso es posible acortar las rutas de acceso como eliminando subcarpetas que no aporten información utilizando solamente el código del cuadro cuando este sea realmente específico para nosotros.
4. Características y abreviaturas:
. Evitar utilizar artículos o conjunciones (de esta forma se evitan palabras o abreviaturas que podrían confundir no al usuario creador sino al usuario transitorio)
. Evitar utilizar caracteres :) ¨& “$ ¿(; + - # ° ¬.
. Evitar utilizar acentos.
. Separar palabras con _ en vez de usar espacio.
. Utilizar abreviaturas normalizadas para reducir el número de caracteres (si están no están normalizadas se puede crear mas confusión)
5. Nombres descriptivos:
Cuando un documento está dentro de una carpeta con denominación clara, tendemos a no repetir esta información en el nombre del documento esto es ineficaz si los archivos no están en la carpeta del cliente o se modifica su orden (esto facilita al buscador de Windows hallar con mayor precisión los archivos o carpetas)
6. Nombres propios:
Todos los archivos de AutoCAD tienen una manera precisa para adicionar el autor en caso tal de que no se desee hacer de esta manera se debe hacer así: se escribe su apellido la inicial de su nombre separados por un _ y de esta manera el ordenador los organizará por orden alfabético.
GONZALES_P_TORRE_NIVEL1.DXF
7. Orden numérico:
Cuando el nombre incluya una numeración correlativa, para que ordene correctamente es imprescindible utilizar los ceros a la izquierda.
Como consecuencia tendríamos que hacer una estimación previa de los dígitos que vamos a necesitar. Por ejemplo si vamos a tener entre 10 y 99 documentos sería suficiente una numeración con dos dígitos pero si hay posibilidad de superar esta cifra (99) será suficiente una numeración de tres dígitos.
GP_001.DXF
GP_002.DXF
GP_003.DXF
GP_004.dxf
8. Modificaciones:
En ocasiones el cliente o el usuario ve la necesidad de crear o modificar los archivos sin eliminar la base o el archivo inicial, para esto es recomendable adicionarle la fecha a la copia o modificación de los archivos.
Para los documentos queden mejor organizados la mejor estructura es AAAAMMDD, separada por _. De esta manera se ordenara por años, meses, días y días de forma automática, quedando agrupados por orden cronológico.
9. Versiones y formatos de archivos:
En AutoCAD se debe tener cuidado con la compatibilidad de los archivos creados o dispuestos a enviar. Ya que no todo el mundo puede llegar a tener la misma versión del AutoCAD. Es prudente especificar la versión de los archivos enviados adjunto al correo o crear .pdf si no es necesario el archivo completo (se debe tener cuidado al enviar información no incriptada ya que esta se puede modificar fácilmente o editar su creador derechos de autoría)
